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部门内档案交接

部门档案管理人员工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。

11、档案移交公司的流程

1、经办部门检查文件或档案，编制移交清单；

2、行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；

3、档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上(一式两份)签字，双方各保存一份。

12、档案保管

1、档案编号

a)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊；

b)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序一次排列，以便查阅

c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之；

d)档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。

e)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。

12、附则:本办法由公司行政部指定并负责解释。公司图书资料管理制度(备用)

1、工具资料书籍的购买，由员工提出，经部门经理汇总后报总经理审批，然后由行政部统一订购:

2、期刊、杂志等的订阅，由行政部汇总各部门征订清单，报总经理审批后向有关发行部门订购:

3、购回的图书等资料由行政部人员负责登记、盖章、分类编号，统一保管；

4、凡需借用图书资料的员工需办理借阅手续；

5、期刊、杂志等图书资料由行政部安排专人管理，用完收存；6、员工离开本公司时，应归还所借用的图书资料。

相关记录

1、《文件(合同)管理记录目录》

2、《文件档案移交目录》

3、《档案移交清单表》

4、《档案借阅审批单》

5、《档案分类编号表》

2.2商品进货台账管理制度

公司采购食品建立台账记录制度。

所购食品与购物凭证相符。

台账应如实记录进货时间、食品名称、数量、产品来源、是否索证、供货商及其联系方式内容。

将台账和与食品索证有关的资料按品种、进货时间的先后次序有序整理，妥善保存备查。

从固定供货基地或供货商采购食品并签订采购供应合同的，应留存每笔供货证明清单。

供货商提供的资质、许可证、产品合格证明文件应当加盖供货商公章。索取的资质应该在有效期限内。

供货清单应与供货商资质一致，有供货商名称，并且盖章或者送货人签字。建立供货商资质档案，目录明确、便于查找。

采购食品、食品原料、食品添加剂和食品相关产品必需入库进行验收，出入库时进行登记，作好记录。

购进记录应当如实记录产品名称、规格、数量、生产批号、保质期、供货者名称及联系方式、进货日期等内容，或者保留载有上述信息的进货票据。

2.3商品出货管理制度

（1）客户收货员凭配送出具的商品交接单据，验收清点实际到货商品。

（2）所有带货必须随车携带具体的送货清单。

（3）为有效降低交接中的差错率，商品未交接清楚，配送专员和客户收货员对所清点商品件数不一致时，不得拉入卖场。如因特殊情况（根据客户需求而定），确需入场的，由配送专员和收货员协商具体交接办法并在交接单中注明。

（4）因装卸不当等人为原因造成商品破损的都需责任人当场按商品价格赔偿。

（5）客户在卸货过程中发现有破损的商品，应请客户填写拒收单，由客户专员带回配送部处理。

（6）在卸货过程中，客户若发现外包装有开口、破裂等情况，应立即检查，如发现商品内包装短少的，一律由客户专员现场确认处理。

（7）商品交接完毕后，配送专员要协同客户收货员在交接单上签上实收件数（大写）、收货员姓名、到货时间。交接过程中，如实际到货件数和交接单总件数不相符，以实际到货件数为准，并签上实收件数（如实际到货总件数大于交接单上的总件数的，也必须按照实际到货件数签收）；交接单回单由客户专员当车带回。

（8）客户若在配送过程中有意见和建议的，客户专员要虚心接受并将相关意见反馈改善。

2.4运送管理制度

公司驾驶员必须有相关驾驶资格和遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关的交通管理规章制度，遵守员工管理手册，安全驾驶。同时遵守公司的其他规章制度。

驾驶员要爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要部件，确保车辆正常行驶。

驾驶员出车前要例行检查车辆看其性能是否正常，发现异常要立即报修。驾驶员对车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。

晚间出车时驾驶员要注意休息，严禁疲劳驾驶及酒后驾驶。驾驶员酒后驾驶或私自用车造成的一切违章和交通事故后果均由自己承担。

驾驶员要文明驾驶，不准危险驾车。行车途中如果发生交通事故，适用快速处理的就快速处理，如必须现场处理的，应立即报警等待处理，不得逃离现场。如因违反交通规则而引发的事故，司机要承担全部后果及责任。

驾驶员因违章或证件不全被罚款的，有当事司机承担全部责任及后果。

驾驶员在外出送货时，如遇特殊情况不能按时返回的，应及时告知管理人员，并说明原因。

驾驶员未经公司领导批准，不得将车辆随便交给其他人驾驶，如果领导同意司机要检查当事人是否有驾驶资格，严禁将车辆交给无驾驶资格的人员驾驶或练习开车。严禁公车私用违者每次罚款100元。

2.5货物盘点制度

（1）由库管及配送主管负责盘点工作。

（2）由本公司助理及食品配送财务会计负责盘点监督。

库管开单或记账时前后使用计算单位必须统一。若因计量单位混用造成财务混乱，成本反映不真实等损失，由库管承担责任。

对每种进出库物资计算时，采用先进先出法，金额要求保留到小数点后两位。

库管根据正确无误的入库单、出库单，随时登记库房明细账，登记账目时要做到数字清晰、名称齐全，并及时结出余额。

库房账要日清月结、内容完整（摘要、品名、数量、单价、金额、规格、结存数、本月合计数、本年累计数、接前页、过次页等）、账物相符、账账相符。

库存食品原料每月定期盘点，并且无条件接受随时抽查。

所有盘点以静态盘点为原则，因此，盘点开始后应停止财物的进出和移动。所有盘点必须以实际清点、称重或换算的确实资料为据，不得以估算定数据，严禁伪造数据记录。若伪造查实，按公司相应制度处理。

盘点完毕，盘点人员要填制《食品原料盘存表》，各负责人签字，一式两份，第一联由财务留存，供核算盘点盈亏金额；第二联留存配送备查。

食材采用“实地盘存制”确定成本，其他存货采用“永续盘存制”确定成本。

账载数额如有漏账、记错、算错、未结账或账面不清等情况，应及时更正，并在财务负责人监督下进行，完成后写明原因，分析过失。

账载数字如有涂改未盖章又无凭证可查、难以查核或有虚构数字等情况，一律上报管理公司，听候处理。