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档案资料的归档要求

1、归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全:

2、一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要,按两份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档。

3、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者、归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件；

4、子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存、并做好电子文件存储设备信息的备份工作；

5、各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌、馈赠品等)必须原件归档，并保持其完好无损，

9、档案资料的归档时间

1、即时归档

下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办理结束或取得后即时归档:

a)公司规定的密级文件；

b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；

c)合同、协议书等正本及过程资料；

d)公司干部任免的文件资料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；

e)其他认为需要即时归档的资料、

2、定期归档

a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部；

b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部；

3、电子声像档案的归档

a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归；

b)一般电子声像档案归档应定期完成、一般每三个月一次制成光盘脱机保管；

c)每年三月底前必须向行政部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管

10、档案交接

1、部门内档案交接

部门档案管理人员工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。

11、档案移交公司的流程

1、经办部门检查文件或档案，编制移交清单；

2、行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；

3、档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上(一式两份)签字，双方各保存一份。

12、档案保管

1、档案编号

a)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊；

b)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序一次排列，以便查阅

c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之；

d)档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。

e)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。

12、附则:本办法由公司行政部指定并负责解释。公司图书资料管理制度(备用)

1、工具资料书籍的购买，由员工提出，经部门经理汇总后报总经理审批，然后由行政部统一订购:

2、期刊、杂志等的订阅，由行政部汇总各部门征订清单，报总经理审批后向有关发行部门订购:

3、购回的图书等资料由行政部人员负责登记、盖章、分类编号，统一保管；

4、凡需借用图书资料的员工需办理借阅手续；

5、期刊、杂志等图书资料由行政部安排专人管理，用完收存；6、员工离开本公司时，应归还所借用的图书资料。

相关记录

1、《文件(合同)管理记录目录》

2、《文件档案移交目录》

3、《档案移交清单表》

4、《档案借阅审批单》

5、《档案分类编号表》